IT-Herausforderungen für Verlage
von Peter Schwalbach
Die Schlagzeile „Einstellung der Wiener Zeitung nach 320 Jahren“ am 30. Juni 2023 hat es noch einmal allen sehr drastisch vor Augen geführt: Die Umwälzungen in der Medien- und Verlagswelt sind dramatisch, der Wandel vom analogen und printbasierten Geschäft ins Digitale ist unaufhaltsam. Aus digital first wird digital only. Und wer dabei nicht schnell genug ist, bleibt auf der Strecke. Um diese Transformation erfolgreich zu meistern, könnten die Aufgaben kaum herausfordernder sein: Strategisch muss die Frage beantwortet werden, wie tragfähige Erlösmodelle für digitale journalistische Angebote aussehen können. Strukturell stehen Rückbaumaßnahmen, insbesondere bei Druckereien und Zustellorganisationen, ganz oben auf der Liste. Die dritte und wahrscheinlich schwierigste Aufgabe ist jedoch der Umbau der IT-Landschaften in den Häusern. Kaum eine Branche ist von IT-Systemen so durchdrungen, wie die Medien – und entsprechend zahlreich sind die Baustellen.
Print ist tot, es lebe Digital
Die Zahl der Menschen, die all morgendlich zur Tageszeitung greifen oder eine gedruckte Zeitschrift in die Hand nehmen, sinkt konstant und scheinbar unaufhaltsam. Das Durchschnittsalter der Leserschaft steigt, die „Generation Twitter“, also die Zielgruppe der Jüngeren, ist auf Papier kaum noch zu erreichen.
Das Geschäftsmodell Print ist also endlich, die Frage ist nicht ob, sondern schlicht „wann endgültig Schluss ist?“
Damit folgen die Printmedien einer Entwicklung, die sich in der Musikindustrie bereits nahezu vollständig und in wesentlich schnelleren Tempo vollzogen hat. Auch hier hat die physische Distribution der Inhalte nur noch für die Menschen Relevanz, die mit Schallplatten und CDs groß geworden sind. Wer heute jung ist und Musik hört, zieht dafür keine Scheibe aus einer Hülle sondern nutzt Streamingdienste.
Mit sinkenden Auflagen und Reichweiten verliert Print auch zunehmend an Relevanz als Werbemedium. Zeitungen und Zeitschriften haben sich vom ehemaligen Platzhirschen in diesem Markt zu einem immer unbedeutenderen Nebendarsteller entwickelt. Auch hier ist es vor allem das Internet, das ein immer größeres Stück vom Werbekuchen für sich vereinnahmt.
Der Kampf um diese Werbegelder ist dabei längst entschieden, denn sie fließen nicht in die Kassen der hiesigen Publisher, sondern in die der neuen Herren des Werbemarktes. Zum überwiegenden Teil also die großen US-Konzerne, die den Markt gleich einem Oligopol dominieren.
Lässt sich also das Geschäft mit Text und Fotos analog der Musik innerhalb einer angemessenen Zeit auf Online-Medien umstellen? Fragt man bei der altehrwürdigen New York Times nach, dann ist die Antwort eindeutig „Ja“.
Der Grund hierfür ist, dass die New York Times – anders als viele andere – frühzeitig und vor allem konsequent auf Bezahlmodelle für journalistische Inhalte gesetzt hat.
So war es möglich, die auch hier wegbrechenden Werbeerlöse durch bezahlte journalistische Inhalte jenseits der gedruckten Zeitung zumindest teilweise zu kompensieren.
Und auch wenn dieses Modell nur bedingt auf andere übertragbar ist, zeigt es doch einiges an Möglichkeiten auf. Vor allem, dass starke Medienmarken unabhängig vom jeweiligen Medium relevant und damit wirtschaftlich überlebensfähig sind.
Technik ist der Motor
Die Menge an verfügbaren Daten in der Welt nimmt ständig zu. Dies gilt selbstverständlich auch für die Medienindustrie, für die der professionelle Umgang mit diesen Daten eine ganz besondere und große Bedeutung hat. Woraus sich Chancen aber auch Herausforderungen ergeben. Der intelligente Einsatz von Daten kann die Qualität der Inhalte verbessern, die Benutzererfahrung optimieren und die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern. Gleichzeitig geht es darum, ethische Standards und Datenschutzbestimmungen zu berücksichtigen, um das wertvollste Gut „Nutzervertrauen“ nicht zu verspielen.
Aus der wachsenden Zahl von Kommunikationskanälen und technischen Geräten resultieren vielfältigere und komplexere Content- und Publikationsprozesse. Immer mehr Inhalte müssen in ständig neuen Formaten in immer mehr Kanälen veröffentlicht werden, was enorme Anstrengungen bei der Orchestrierung der dafür erforderlichen Prozesse und Systeme mit sich bringt.
Und die nächste disruptive Welle steht bereits vor der Tür. Spätestens mit den Chat-Bots der neuesten Generation gibt es keinen Zweifel mehr daran, dass die Medien mit dem Siegeszug von KI-Anwendungen bisher nur in ihren Ansätzen absehbare neue Möglichkeiten bekommen. Sie müssen sich aber auch auf erhebliche Gefahren vorbereiten.
Um all dies beherrschen zu können, muss sich der Blick der Medienhäuser zum einen auf die zunehmende und kaum noch zu überblickende Zahl von branchenspezifischen Systemen und Applikationen richten. Zum anderen gilt es, auch allgemeine technologische Entwicklungen und sich ändernde Betriebsmodelle im Blick zu behalten und bezüglich ihrer Relevanz für die eigene Branche zu bewerten. All dies erfordert ein Technologiemanagement, das einer strategischen Herangehensweise folgt. Auswahl, Konfiguration, Integration und Verwaltung von Anwendungen müssen darauf abzielen
- die Prozesse auf maximale Effizienz zu trimmen,
- die Kosten im Griff zu behalten
- und gleichzeitig flexibel auf die sich ständig wandelnden Anforderungen der Branche reagieren zu können.
Nur so können Medienunternehmen auch langfristig erfolgreich in einer sich rasant entwickelnden digitalen Landschaft bestehen.
Daten sind der Treibstoff
Daten entstehen überall: Bei der Recherche, Erstellung und Distribution von Inhalten, beim Kauf und der Nutzung dieser Inhalte oder bei der Rezeption von Werbebotschaften.
Nicht nur die zunehmende Menge sondern vor allem die bessere Verfügbarkeit dieser Daten beeinflusst die Medienindustrie maßgeblich. Dabei spielen verschiedene Aspekte des Datenmanagements und der Datenwissenschaften eine Schlüsselrolle. Die Integration von fortschrittlichen Technologien wie Analytics, Customer Data Platforms (CDP) oder künftig verstärkt künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Art und Weise, wie Medienunternehmen Inhalte erstellen, verteilen und monetarisieren.
Professionelles Datenmanagement ist entscheidend. Ziel ist es, die wachsende Zahl an Daten zu beherrschen, aus diesen Daten Informationen zu machen und diese dann nutzbringend einzusetzen.
Mit dem Einsatz geeigneter Tools können tiefe Einblicke in die Vorlieben und Trends von Zielgruppen gewonnen werden. Content-Empfehlungen werden präziser und personalisierte Ausspielungen möglich. Bei der Produktion von Inhalten tritt so neben die journalistische Expertise der datengetriebene Blick auf die Rezeption dieser Inhalte. Die Analyse großer Datenmengen ermöglicht es, Muster zu erkennen, die die redaktionelle Arbeit verbessern und dazu beitragen können, journalistische Inhalte relevanter zu gestalten.
Die Verwendung von Customer Data Platforms (CDP) erleichtert die zentrale Verwaltung von Kundendaten, wodurch Medienunternehmen personalisierte Interaktionen über verschiedene Kanäle hinweg ermöglichen können. Dies steigert die Kundenbindung und eröffnet neue Möglichkeiten der Monetarisierung.
Trotz dieser Fortschritte bleibt der Datenschutz ein zentrales Anliegen. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ist für Medienunternehmen unerlässlich. Die sorgfältige Handhabung persönlicher Daten und die Transparenz im Umgang mit Nutzerinformationen sind entscheidend, um das Vertrauen der Zielgruppe zu wahren.
Die Welt wird bunter
Die ständig wachsende Komplexität der Content- und Publikationsprozesse hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Medienindustrie.
So stehen Medienunternehmen vor der Herausforderung, Inhalte möglichst medienneutral zu erstellen und zu halten, um eine nahtlose Verbreitung über verschiedene Kanäle zu ermöglichen. Dies erfordert eine flexible Content-Produktion, die unabhängig von spezifischen Formaten und Plattformen erfolgen muss.
Digital Asset Management (DAM) spielt dabei eine zentrale Rolle. Die effektive Verwaltung und Organisation von digitalen Assets wie Bildern, Videos und Texten ist entscheidend, um die erforderliche Effizienz in der Content-Produktion zu gewährleisten. Gleichzeitig wird das präzise Metadaten-Management immer wichtiger, um Inhalte effektiv zu kategorisieren und für Suchalgorithmen zu optimieren.
Die Orchestrierung der Kanäle ist ein weiterer Schlüsselaspekt. Medienunternehmen müssen sicherstellen, dass Inhalte konsistent über verschiedene Plattformen und soziale Medien hinweg verteilt werden. Die redaktionelle Planung und Organisation müssen sich an die Dynamik dieser Kanäle anpassen, um aktuelle Trends und Ereignisse angemessen zu berücksichtigen.
Bezüglich der Bezahlmodelle erleben wir eine Diversifizierung. Neben traditionelle Abonnements treten z.B. Pay-per-Use-Modelle oder Freemium-Ansätze. Dies erfordert eine genaue Analyse des Nutzungsverhaltens, um daraus tragfähige Monetarisierungsstrategien abzuleiten.
Vielfältigere Möglichkeiten führen zu steigenden Erwartungen, was das Nutzungsverhalten der Zielgruppe maßgeblich beeinflusst. Medienkonsumenten erwarten, dass Inhalte überall und jederzeit verfügbar und für sie relevant sind, so dass eine nahtlose User Experience entsteht. Um eine solche konsistente und ansprechende Interaktion über alle Touchpoints hinweg zu gewährleisten, werden Tools benötigt, mit denen sich die Customer Journey präzise steuern lässt.
Diese zunehmende Komplexität stellt Medienunternehmen vor verschiedene Herausforderungen: Traditionelle Organisationen lösen sich auf und werden durch neue, stärker an den Kundenbedürfnissen ausgerichtete Strukturen ersetzt. Prozesse müssen flexibler und agiler werden, um den gewachsenen Anforderungen gerecht zu werden. Redaktion und Vermarktung rücken enger zusammen, die Übergänge zwischen den Publikationskanälen werden fließend – nicht nur technisch sondern auch organisatorisch.
Maschinen werden schlau(er)
Für kaum eine Industrie hat der sich abzeichnende Siegeszug der künstlichen Intelligenz eine höhere Bewandtnis als für Medienhäuser.
Die fortschreitende Integration entsprechender Applikationen hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Medienindustrie und verändert fundamental die Art und Weise, wie Inhalte erstellt, distribuiert und konsumiert werden.
Im Bereich der Content-Produktion unterstützt KI durch automatisierte Prozesse, egal ob bei der Recherche, Auswertung von Quellen, der Erstellung von Texten, dem Korrekturlesen oder der Auswahl und Generierung von Bildern und Videos. Diese Automatisierung von Arbeitsabläufen durch KI hat somit vor allem Auswirkungen auf den redaktionellen Prozess: Journalisten können von routinemäßigen Aufgaben entlastet werden, sodass mehr Zeit für kreative und qualitative Arbeit bleibt.
KI-basierte Algorithmen sind in der Lage, große Datenmengen zu analysieren, daraus Muster abzuleiten und Trends zu identifizieren. Dies erlaubt es, sowohl Inhalte als auch Nutzer beispielsweise mittels Scores und Flags zu kategorisieren, so dass die Gestaltung und Ausspielung von Contents treffsicher auf die Bedürfnisse und Erwartungen bestimmter Zielgruppen abgestimmt werden. Dies geht bis zu maßgeschneiderten Inhalten und Empfehlungen für einzelne Personen. Das Schlüsselwort heißt Relevanz und ist das Versprechen, dem Kunden eine möglichst verlässlich optimale User Experience zu bieten, um ihn dauerhaft an das Produkt zu binden.
Generell ermöglichen KI-Technologien es, Vorhersagen zu treffen und damit sowohl operative wie auch strategische Entscheidungen auf datenbasierte Erkenntnisse zu stützen.
Allerdings wirft der verstärkte Einsatz von KI auch ethische und gesellschaftliche Fragen auf. Neben der nachprüfbaren Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist insbesondere im Zusammenhang mit der Verbreitung von Falschinformationen und der Verzerrung von Zusammenhängen besondere Sensibilität erforderlich. Medienunternehmen kommt im Umgang mit diesen Themen eine ganz besondere Verantwortung zu.
Die (IT-)Landschaften werden vielfältiger
Neben den Publikationskanälen und Formaten hat auch stetig wachsende Zahl von Systemen und Applikationen weitreichende Auswirkungen auf die Medienindustrie.
Der auf Marketing Technologie spezialisierte Blog chiefmartec listet für Ende 2023 sage und schreibe über 11.000 verschiedene Tools allein in diesem Segment. Das heißt, die Unübersichtlichkeit nimmt zu. Und Medienunternehmen sind in besonderer Weise dazu gezwungen, mit einer Vielzahl von Anwendungen zu operieren. Für ein mittelgroßes Haus hat diese Zahl schnell die 500 übersprungen. Die meisten Systeme arbeiten vollkommen isoliert voneinander, weisen jedoch häufig einen hohen funktionalen Überschneidungsgrad und dadurch bedingte redundante Funktionen auf. Dadurch entstehen häufig Datensilos, die einen nahtlosen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Anwendungen nahezu unmöglich machen.
All das führt dies zu einer erschwerten Koordination von Prozessen und beeinträchtigt deren Effizienz und Effektivität.
Zusätzlich zur wachsenden Vielfalt verkürzen sich auch Lebenszyklen von Technologien und Anwendungen. Dies setzt Medienunternehmen unter Druck, sich schnell an immer neue Generationen von Systemen anzupassen. Solche Anpassungen erfordern eine kontinuierliche Investition in die Qualifikation von Mitarbeitern sowie die permanente Aktualisierung von technischen Infrastrukturen. Nur so lassen sich permanent auftretende Kompatibilitätsprobleme oder das Risiko von Sicherheitslücken im Griff behalten.
Hinzu kommt, dass die extreme Spezialisierung der Systeme und ihrer Nutzer, was hochqualifiziertes Personal auf allen Ebenen des Unternehmens erfordert und zu einer Abhängigkeit von spezifischem Know-how führen kann. Vor dem Hintergrund von Fachkräftemangel und der Erfordernis maximaler Flexibilität eine echte Herausforderung.
Auch Service- und Vertragsmanagement gewinnen an Bedeutung, um die Vielzahl von Anwendungen effizient zu verwalten. Für eine optimale Nutzung endlicher Ressourcen ist eine verlässliche Überwachung von Service Levels, Wartungsverträgen und Lizenzbedingungen unabdingbar.
Neue Technologien schaffen neue Möglichkeiten
Bedingt und gefördert werden diese Entwicklungen auch durch die rasanten Veränderungen bei Basis-Technologien und Betriebsmodellen.
Software as a Service (SaaS) hat einen Paradigmenwechsel in der Softwarenutzung eingeleitet, indem es auch Medienunternehmen ermöglicht, Anwendungen kosteneffizient und flexibel zu nutzen und unmittelbar auf die jeweils aktuellen Funktionen zuzugreifen.
Interoperabilität ist entscheidend, um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Technologien zu gewährleisten. Systematisches Schnittstellenmanagement, serviceorientierte Architekturen und die Nutzung von Middleware schaffen die Basis für die Integration unterschiedlicher Systeme und fördern reibungslosen Datenaustausch und effizienten Informationsfluss.
Gestaltungsmöglichkeiten von Technologie-Stacks werden flexibler, was den konsequenten Rückbau von veralteten Systemen zunehmend in den Fokus rückt. Auch der einzelne Arbeitsplatz bleibt davon nicht unberührt. Neue Technologien befördern flexible Arbeitsmodelle, Mobilität und neue Formen der Kommunikation, der Übergang zu einem modernen Arbeitsplatz (Modern Workplace) ist dafür insbesondere bei journalistisch und kreativ arbeitenden Menschen essenzielle Voraussetzung.
In dieser dynamischen Umgebung haben professionelles Projektmanagement und Agilität aber auch das Change Management entscheidende Bedeutung. Medienunternehmen müssen in der Lage sein, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und Projekte effizient zu steuern, um innovative Inhalte und Services zeitnah bereitzustellen.
Und last not least bleibt das Thema Datensicherheit ein zentrales Anliegen. Mit der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung der Medienbranche sind robuste Sicherheitsmaßnahmen erforderlich, um die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten.
Die Prozesslandschaft …
Auf den ersten Blick und der ersten Ebene wirken die Prozesse eines Verlages übersichtlich und einfach.
| Kunden(daten-)management | |
| (Abo-)Auftragsmanagement | |
| Contentmanagement | |
| Publikation und Distribution |
… ist komplexer als sie zunächst erscheint
Das Management der (Kunden-)daten und das der (Abo-)Aufträge teilen sich auf in das B2C-Geschäft des Lesermarktes und das B2B-Geschäft im Werbemarkt. Jeweils mit fundamental unterschiedlichen Kundenanforderungen, Prozessen und Systemen.
Die Prozesse im Contentmanagement und bei Publikation & Distribution unterscheiden sich fundamental zwischen Print und Digital. Während bei Printpublikationen in der Herstellung und Verteilung im Wesentlichen industrielle Produktions- und Logistikprozesse beherrscht werden müssen, spielen physische Güter bei der digitalen Herstellung und Verbreitung keinerlei Rolle.
Taucht man dann in die Detailprozesse ab, so lässt sich schnell erkennen, dass sich hinter dieser vordergründig sehr einfachen Unterteilung zum Teil hoch komplexe Strukturen und Zusammenhänge verbergen, die auf einer über viele Jahre gewachsenen Systemlandschaft basieren.
Was also ist zu tun?
Um all diesen Herausforderungen adäquat zu begegnen, müssen Medienhäuser systematisch und planvoll vorgehen. Zusammenfassen lässt sich ein solches Vorgehen mit den folgenden Schlagwörtern.
| Technologie folgt Strategie | ||
| Ehrliche Standortbestimmung | ||
| Ein klares Ziel vor Augen | ||
| Keine Überraschungen dank guter Planung | ||
| Denken in Prozessen | ||
| Projektmanagement mit Profis |
Damit wird klar, dass Technik und IT herausragende strategische Bedeutung haben und damit zuerst Aufgabe des Topmanagements sind.
Technologie folgt Strategie
Der Einsatz von Systemen ist kein Selbstzweck, sondern folgt Zielen, die das Business vorgibt. Typischerweise sind es die folgenden Themen, aus denen sich die – zumeist an den Kundenbedürfnissen orientierten – Unternehmensziele ableiten (Beispiele).
| Der Kunde will | Unser Fokus liegt dafür auf |
| Das richtige Angebot für sich, im richtigen Augenblick | Customer Journey Kontaktkontext, Kategorisierung, Antizipation der Bedürfnisse, Verfügbarkeit Consent / Opt-in, situationsabhängige Präsentation |
| Ohne Hürde kaufen, schnell haben, einfach kündigen | Prozessmanagement Verständliche Angebote, eindeutiges Leistungsversprechen, kurze Wege zur Kasse, reibungslose Zahlung, unmittelbare Verfügbarkeit |
| Inhalt, der für ihn relevant ist | Nutzerorientierung Transparentes Nutzungsverhalten, bekannte Interessen, passend kuratierte Inhalte, kontextbezogene Aufbereitung |
| Die Leistung auf allen Kanälen, wann und wo er es will | Medienneutralität Medienneutrale Erstellung, kanalspezifische Präsentation, synchronisierte Ausspielung, situationsgerechte Aufbereitung |
| Sein Problem sofort gelöst bekommen | Service-Orientierung 360°-Blick auf den Kunden, single source of truth, schnelle und passgenaue Reaktion, sauberes Fulfillment |
| Sich auf die Qualität verlassen können | Kundenbindung Verlässlichkeit der Lieferung, Konstanz der Qualität, Kenntnis der Bedürfnisse, Vorhersage des Verhaltens, situationsgerechte Ansprache |
Aus diesen im wesentlichen aus dem Business abgeleiteten Zielen leiten sich üblicherweise Vorgaben für Produkte, Services und Prozesse ab. Darüber hinaus bilden diese aber auch die strategischen Leitplanken für Fragen des Technologie-Managements im Unternehmen. So lassen sich unmittelbar technologische Ziele ableiten, die wie folgt lauten könnten (beispielhaft).
| Was wir erreichen wollen | Was wir dafür benötigen |
| Durchgängige und konsistente Prozesse und Datenströme | Integrierte Systeme Einsatz von Middleware, serviceorientierte Architekturen, Seperation of Concerns |
| Variabilisierung und Flexibilisierung der Kostenstrukturen, aktives Kostenmanagement | Make or Buy? Business Process Outsourcing, Applikationen in die Cloud, Skalierbarkeit des Verbrauchs |
| Voraussetzungen für datengetriebene Produktentwicklung und Angebotssteuerung | Analytics Bestmögliche Datenqualität und -verfügbarkeit, Konzept des Data Lakes, Data Science Kompetenzen |
| Aufbau und Weiterentwicklung moderner Arbeitsumgebungen | Modern Work Mobiles Arbeiten, agile Strukturen in Entwicklung und Betrieb, standardisierte Grundausstattung, individuelle Konfiguration von Apps |
Somit ist gewährleistet, dass die Technologie tatsächlich der Strategie folgt. Das bedeutet, Entwicklung, Implementierung und Nutzung von Systemen und Applikationen sind eng mit den übergeordneten strategischen Zielen und Plänen eines Unternehmens abgestimmt. Ein solcher Ansatz betrachtet Technologie konsequent als Werkzeug und Enabler zur Erreichung der übergeordneten Ziele.
Ehrliche Standortbestimmung
Die Realität in den meisten Medienhäusern ist eine andere und weit davon entfernt, den zuvor beschriebenen Grundsätzen zu genügen. Es geht also kein Weg daran vorbei, den Zustand des eigenen Hauses so genau wie möglich zu kennen. Nur so lassen sich die begrenzten Ressourcen und die wertvolle Zeit möglichst effektiv für den Aufbau einer zukunftssicheren IT-Landschaft und -Organisation einzusetzen.
Typischerweise sind die Systemlandschaften in Medienhäusern extrem komplex. Eine nur schwer zu überblickende Vielzahl einzelner Applikationen, Komponenten und Datenspeichern führen zu Prozess- und Medienbrüchen, funktionalen Redundanzen und Datensilos.
Schnelle Reaktionen bei der Neu- und Weiterentwicklung von Produkten und Angeboten sind auf dieser Grundlage nahezu unmöglich. Ein bedrohlicher Nachteil in einem sich immer dynamischer entwickelnden Marktumfeld.
Auch die Kosten für den Betrieb eines solchen „Zoos“ sind wenig transparent und lassen sich so kaum gezielt steuern – und damit nachhaltig reduzieren. Die Organisation bewegt sich in veralteten Strukturen, die IT-Mitarbeiter stehen unter permanenten Stress und die Anwender sind genervt.
Typische Probleme sind
| Gewachsene heterogene Landschaft | ||
| Mächtige Legacy-Systeme | ||
| (Zu) Vieles selbst gemacht | ||
| Geringes Maß an Integration, verteilte Daten | ||
| Starke Abhängigkeit von einzelnen Anbietern |
Ein Jurist würde in den meisten Fällen also „Gefahr im Verzug“ konstatieren.
Um sich einen systematischen Überblick zu verschaffen, ist es sinnvoll, sich eine angemessen detaillierte Übersicht über alle derzeit im Einsatz befindlichen Systeme und Komponenten zu verschaffen. Dies kann beispielsweise in Form von Komponentensteckbriefen erfolgen, die alle für die Beurteilung der Tauglichkeit relevanten Informationen zu den verschiedenen Applikationen zusammenfassen. Parallel dazu ist die Erstellung einer Übersicht über alle relevanten Prozesse hilfreich.
Ein klares Ziel vor Augen
Die Betrachtung dieser beiden Dimensionen erlaubt es nun, ein Mapping einzelner Prozessschritte auf die jeweiligen Systeme im derzeitigen Zustand darzustellen und zu analysieren, um darauf aufbauend den Sollzustand abzuleiten.
So ist es möglich, einen passgenauen funktionalen Zuschnitt aller wesentlichen Systeme zu bestimmen, was die Einstellung des Fokus bei der Suche nach künftigen Lösungen erheblich vereinfacht und systemtechnische Redundanzen auf ein Minimum reduziert.
Auch Fragen zur IT-Betriebsstrategie sind in diesem Rahmen zu beantworten. Frühzeitig gilt es zu entscheiden, ob die neue Lösung „old school“, auf eigenen Servern des Unternehmens, „on-premise“ oder stattdessen teilweise oder komplett über externe Dienstleistungen „as-a-service“ betrieben werden soll. In diesem Zusammenhang ist auch die Frage nach möglichen strategischen Partnerschaften mit bestimmten Lieferanten zu beantworten.
Die Ergebnisse all dieser Überlegungen lassen sich abschließend in einem übergreifenden Zielbild oder einen Bebauungsplan zusammenfassen und mit allen relevanten Stakeholdern einfach und effektiv abstimmen.
Ein solches Zielbild könnte auf oberster Ebene in etwa wie folgt aussehen.
Keine Überraschungen dank guter Planung
Wie kommt man zum Ziel, wenn man den Weg nicht kennt? Wahrscheinlich gar nicht oder auf teuren und zeitaufwendigen Umwegen.
„Abenteuer ist nur schlechte Planung„
Roald Amundsen, norwegischer Seemann und Polarforscher
Das heißt, ein Plan muss her, der zeigt in welchen Schritten und welchem zeitlichen Rahmen das Zielbild in die Tat umgesetzt werden soll. Die sogenannte Roadmap. Daraus lassen sich dann alle Aktivitäten ablesen, die für die Realisierung des Vorhabens erforderlich sind.
Um eine solche IT-Entwicklungs-Roadmap zu erstellen, sind typischerweise mehrere Schritte notwendig. Zunächst müssen Priorisierungskriterien und Messgrößen entwickelt werden, nach denen einzelne Vorhaben in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden können. Diese Vorhaben lassen sich in der Regel in Projekte und Teilprojekte gliedern. Darauf aufbauend erfolgt die Erstellung eines Bewertungsmodells, um die so entstandenen Einzelaktivitäten zu priorisieren und in grobe Phasen zu gliedern. Die Festlegung der Projekte und Teilprojekte umfasst beispielsweise Zielsetzung, Meilensteine, Umfang, Ressourcen, mögliches Startdatum, Dauer und Abhängigkeiten zu anderen Projekten. All diese Projekte werden dann in einem Gesamtprojektplan zusammengefasst. Schließlich ist eine Abstimmung mit den IT-Planungen auf Gesamtunternehmensebene sinnvoll. Dies soll sicherstellen, dass die IT-Entwicklungs-Roadmap im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen steht.
Denken in Prozessen
Journalistische Arbeit und die Verbreitung von Inhalten, sprich die eigentliche Wertschöpfung von Medienhäusern, vollzieht sich jedoch nicht in technischen Funktionen von IT-Systemen, sondern in Prozessen.
Das heißt, Menschen arbeiten unter Nutzung von Applikationen planvoll zusammen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. IT-Entscheidungen sollten sich daher immer am Potenzial messen lassen, inwieweit sie zur Optimierung dieser Prozesse beitragen können. Im Rahmen der Standortbestimmung und der Zieldefinition wurde bereits ausgeführt, dass ein Mapping von Systemen auf die Prozesse, für die sie vorgesehen sind, von essenzieller Bedeutung ist. Ohne ein hinreichend tiefes Verständnis der Organisation betrieblicher Abläufe – egal ob bei der Erstellung eines Beitrags oder der Abwicklung eines Werbeauftrags – greifen Auswahl, Gestaltung, Einrichtung und Betrieb von IT zu kurz. Neben der oben beschriebenen Orientierung an den kunden- und marktgetriebenen strategischen Aspekten sollten sich alle IT-Entscheidungen auch an folgenden Zielen ausrichten:
- Durchgängig digitalisierte Prozesse über die gesamte Wertschöpfungskette
- Bestmögliche Integration der Prozesse mit Kunden, Partnern und Lieferanten
- Maximale Effizienz sowie Kosteneinsparungen durch Vermeidung unnötiger manueller Prozessschritte und Eliminierung von System- und Medienbrüchen
- Schaffung der technischen und prozessualen Voraussetzungen für konsistentes Daten- und Informationsmanagement, orientiert an heutigen und künftigen Kunden- und Marktbedürfnissen
Zu den konventionellen Methoden der Prozessanalyse im Rahmen von Workshops, Expertengesprächen, Beobachtungen, Aufschreibungen und Datenauswertungen „zu Fuß“ gesellen sich inzwischen auch maschinengestützte Verfahren, hier insbesondere das Data Mining.
Dessen Leistungsversprechen lässt aufhorchen:
- Echte Prozesstransparenz und Dokumentation basierend auf den Daten der operativen IT-Systeme
- Prozessvisualisierung, die automatisch in Prozessmodelle (BPMN2.0) konvertiert werden kann
- Analyse von Durchlaufzeiten und Automatisierungsraten
- Identifikation von Prozessineffizienzen inkl. deren Ursache (z.B. Flaschenhälse oder Schleifen)
- Ganzheitliche Analyse der End-to-End Prozesse inkl. relevanter Geschäftskennzahlen und Attribute
- Abgleich zwischen Soll-Prozess und tatsächlicher Prozessausführung inkl. der Darstellung vorhandener Prozessvarianten
- Schnelle Implementierung durch den Einsatz von Templates (z.B. P2P, O2C oder WM)
Welches Methodenset am Ende zur Anwendung kommt, hängt selbstverständlich von einer Reihe von Faktoren ab. Für Medienhäuser wird es wohl im Schwerpunkt eher die konventionelle Art der Prozessanalyse sein, da das Data Mining seine Stärken eher in der fertigenden Industrie ausspielen kann und vor allem für Unternehmen mit Massenverarbeitung besonderen Nutzen bringt.
Projektmanagement mit Profis
Es wurde bereits beschrieben, dass eine gute Planung notwendige Voraussetzung für den Erfolg auf der Roadmap hin zu einer zukunftssicheren IT ist. Nicht weniger wichtig ist jedoch ein geeigneter Steuermann auf dem Weg dorthin. Soll heißen, dass der Umbau und Neugestaltung der IT-Landschaft nicht nebenbei passiert, sondern professionellen Projektmanagements bedarf – nicht gerade eine Stärke von Unternehmen, die häufig eher vom kreativen Impuls als von strukturiertem und methodischen Vorgehen geleitet sind.
Projekte funktionieren nicht ohne professionelles Projektmanagement. Dies ermöglichen effiziente Ressourcennutzung, stellen die Zielerreichung sicher, sorgen für effektives Zeit- und Kostenmanagement. Dadurch minimieren Sie die Risiken, verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit und steuern die Qualität der Ergebnisse. Die Wahrscheinlichkeit, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen, erhöht sich damit deutlich.
Welche Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen, klassisch nach dem Wasserfall-Prinzip, agil oder hybrid, ist dabei nicht entscheidend und sowohl vom jeweiligen Projektziel als auch von den Skills der handelnden Personen abhängig.
Agiles Projektmanagement unterscheidet sich vom klassischen Projektmanagement durch eine flexiblere und iterative Herangehensweise. Im agilen Ansatz liegt der Fokus auf kontinuierlicher Anpassung an sich ändernde Anforderungen, enger Zusammenarbeit im Team, schneller Lieferung von funktionsfähigen Teillieferungen (Inkrementen) und ständigem Kundenfeedback. Agiles Projektmanagement betont damit die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit in dynamischen Umgebungen. Für Medienhäuser eignet sich diese Herangehensweise insbesondere für die Entwicklung neuer, digitaler Produkte. Im Gegensatz dazu basiert das klassische Projektmanagement auf einem festen Plan, klaren Phasen und definierten Meilensteinen, wobei Änderungen während der Umsetzung nur eingeschränkt und unter Inkaufnahme von Zusatzaufwand möglich sind. Ein Vorgehen, dass sich beispielsweise bei der Einführung von ERP-Systemen bewährt hat.
Neben den eigentlichen Projektmanagern ist aber auch der Einsatz von Experten für professionelles Projektmanagement Office (PMO) und häufig die Besetzung spezifischer Rollen wie Testmanager, Qualitätsmanager, Scrum Master oder Product Owner nützlich und sinnvoll.
Warum valantic?
Wir verstehen Ihre Unternehmensziele und Erfolgsfaktoren
Wir bei valantic betrachten Digitalisierung, IT-Strategie und Organisation als einen harmonischen Dreiklang und setzen ihn gemeinsam mit unseren Kunden um. Die digitale Abbildung von Produktions- und Wertschöpfungsketten, End-to-End, ist für Unternehmen weltweit von entscheidender Bedeutung. In diesem Zusammenhang präsentiert sich valantic als zuverlässiger Partner mit umfassender Kompetenz in den Bereichen der Prozess-Digitalisierung und Automatisierung. Geschäftsprozesse verstehen wir und übersetzen diese in wirkungsvolle Digital- oder IT-Strategien.
Digital wird normal
Unser Ansatz für die digitale Transformation strebt die durchgängige Digitalisierung der Wertschöpfungskette im Sinne der Industrie 4.0 an. Dabei stehen jene digitalen Prozesse, Produkte und Services im Fokus, die den Unternehmen einen wirklichen Vorteil ermöglichen. Wir vertreten die Auffassung, dass hier der Schlüssel für Ressourceneffizienz und nachhaltige Optimierungen von Leistung und Qualität liegt. Erhebliche Kostenreduktionen und Produktivitätssteigerungen durch die Vermeidung von Medienbrüchen, Eliminierung von redundanten Tätigkeiten oder Verringerung von Durchlaufzeiten sind das Resultat einer zeitgemäßen Ablauforganisation unter Verwendung der passenden Systeme.
Individuelle Roadmap für Ihren Weg
valantic ist bereit, Sie auf Ihrem Weg durch diese Transformation zu begleiten und eine passgenaue Lösung zu finden, die Ihre Geschäftsprozesse effizienter macht und zukunftsfähig gestaltet. Mit dem Verständnis für den Gesamtkontext und den besonderen Blick für Details stellen wir alle relevanten Prozesse, Abläufe und Technologien auf den Prüfstand. Wir loten gemeinsam mit Ihnen die Grenzen und Möglichkeiten verfügbarer Technologien aus und leiten aus diesen praktikable Optimierungsvorschläge und Handlungsempfehlungen ab. Langjährige Branchenerfahrung gewährleistet ein fundiertes Verständnis für die spezifischen Herausforderungen, denen Medienunternehmen in bewegten Zeiten wie diesen begegnen.
Unsere Experten unterstützen Sie analytisch, methodisch und praktisch dabei, Anforderungen über die Bereiche Content Creation, Media Sales, Digital Publishing, Subscription Management etc. flächendeckend zu erfassen und diese mit den Funktionen und Möglichkeiten zeitgemäßer Systeme und Applikationen in Deckung zu bringen.
Systematisch zur besten Systemlösung
Trends und Veränderungen auf den Systemanbietermärkten sind uns bekannt und wir verfügen über umfangreiche Expertise zu Anbietern jeglicher Charakteristik. Bei einer Systemauswahl, erfolgt ein detaillierter Vergleich verschiedener Lösungen – anbieterneutral und systemagnostisch mit dem Blick auf Ihr Unternehmen und ausschließlich orientiert an Ihren Anforderungen.
Verantwortungsbewusst mit valantic zum Erfolg
Mit valantic steht Ihnen ein Partner zur Seite, der Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien nicht nur begleitet, sondern sich auch in der Verantwortung für alle Arbeitsergebnisse sieht. Gemäß unserem Motto „Big enough to deliver – small enough to care“ stehen wir Ihnen bei der konsequenten Umsetzung Ihrer Ziele kompetent zur Seite, bis der gewünschte Erfolg sichergestellt ist.